ماژول پیش‌فاکتور امکان ایجاد، مشاهده و مدیریت پیش‌فاکتورهای شرکت را به شما می‌دهد. در حین ایجاد پیش‌فاکتور می‌توانید اطلاعات محصول و خدمات مورد نظر خود را نیز به صورت دستی وارد کرده و یا از لیست محصولاتی که از پیش تعریف شده انتخاب کنید. پیش فاکتور مقدار، قیمت هر واحد از محصول انتخاب شده و خدماتی که قرار است به مشتری داده شود را مشخص می‌کند.
ایجاد پیش فاکتور
برای ایجاد پیش‌فاکتور می‌توانید در نوار ماژول‌ها روی گزینه ” پیش فاکتور” رفته و گزینه ” ایجاد پیش فاکتور” را انتخاب کنید.
- توجه داشته باشید که از ساب‌‌‌پنل ماژول‌های حساب، فرصت و … نیز می توان پیش‌فاکتور ایجاد کرد.(عکس ایجاد پیش‌فاکتور1).
پس از کلیک بر روی “ایجاد پیش فاکتور” فرم پیش فاکتورها باز می شود. قسمت بالای این فرم در زیر نمایش داده شده است.
گام 1- وارد کردن اطلاعات اصلی در فرم پیش فاکتورها
- عنوان (اجباری): برای شناسایی آسان‌تر هر پیش‌فاکتور، یک عنوان برای آن وارد کنید.
- شماره پیش فاکتور (اجباری) :سیستم این قسمت را به صورت خودکار وارد می کند.
- تاریخ اعتبار: با انتخاب تقویم می‌توانید تاریخ اعتبار این پیش‌فاکتور را تعیین کنید.
- حساب: مشخص کنید که این پیش‌فاکتور برای کدام مشتری است.
- مرتبط با: فرصت و یا سرویسی که برای آن پیش‌فاکتور ارسال می‌شود را می‌توانید به آن متصل نمایید.
- مرحله پیش فاکتور (اجباری): مرحله‌ایی که در حال حاضر پیش‌فاکتور در آن قرار گرفته است.
- وضعیت فاکتور: مشخص می‌کنید که این پیش‌فاکتور تبدیل به فاکتور شده است یا خیر. لازم به ذکر است در زمان تبدیل پیش‌فاکتور به فاکتور این گزینه به صورت اتوماتیک به “فاکتور شده” تبدیل می‌شود.
- کاربر: واردکردن نام کسی که بر روی فرصت فروش مربوط به این پیش فاکتور کار می‌کند.
گام 2- ردیف محصولات
در این قسمت شما قادر به وارد کردن اطلاعات زیادی، همانند موارد زیر هستید.
- واحد پول: واحد پول مورد نظر را انتخاب کنید.
- مبلغ مالیات حمل: مبلغ مالیات را وارد کنید.
- هزینه حمل: حمل کالا را وارد کنید.
اضافه کردن سطر محصول
بر روی “انتخاب محصول” کلیک کنید. سپس اطلاعات مربوط به اولین کالای مورد نظر را وارد کنید.
پس از اتمام وارد کردن اطلاعات بر روی “ذخیره” کلیک کنید. سیستم به شما جزئیات پیش فاکتور را نمایش می دهد.
گرفتن خروجی از پیش فاکتور
یکی از موارد جالب در قسمت پیش فاکتورها امکان تبدیل پیش فاکتور به خروجی PDF یا Wordاست.
- بر روی ماژول پیش فاکتورها کلیک کنید.
- از لیست پیش‌فاکتورها یکی از پیش‌فاکتورها را انتخاب کنید.
پس از کلیک بر روی گزینه سه نقطه، یکی از گزینه‌های چاپ با فرمت pdf و یا چاپ با فرمت word را می‌توانید انتخاب کنید.
تبدیل پیش فاکتور به فاکتور
- برای تبدیل پیش فاکتور به فاکتور بر روی “تبدیل به فاکتور” کلیک کنید.
در این صفحه تمامی فیلدهای پر شده در پیش‌فاکتور در قسمت شماره ردیف ظاهر می‌شود. شما قابلیت ویرایش اطلاعات مورد نیاز را در این قسمت خواهید داشت.