نرم افزار CRM ابری و مقایسه آن با سیستم‌های نصبی
نرم افزار CRM ابری برای ارتباط بهتر با مشتریان
نرم افزار CRM ابری (Cloud CRM یا SaaS CRM)
با استفاده از تکنولوژی پردازش ابری شما نیازی ندارید نرم افزار سی آر ام را در داخل شرکت خود بر روی سروری نصب کرده و از آن نگهداری نمایید. نرم افزار CRM ابری بر روی سرور‌های ارائه دهنده خدمات به شما نصب شده است و او از سیستم شما نگهداری و محافظت خواهد کرد. بنابراین شما به جای خرید و نصب نرم افزار، با پرداخت حق اشتراک می‌توانید از طریق اینترنت از هر کجا که می‌خواهید از نرم افزار CRM ابری استفاده نمایید.
نرم افزار CRM نصبی (On-premise CRM)
در این حالت شما با خریداری نرم افزار CRM، آن را بر روی سرور‌هایتان نصب می‌کنید و تیم داخلی شرکت شما محافظت و نگهداری از نرم افزارتان را بر عهده می‌گیرد. در این حالت شما از شرکت تولید کننده نرم افزار، لایسنس استفاده از نرم افزار را خریداری نموده و برای دریافت خدمات پشتیبانی روی نرم افزار و یا دریافت نسخه‌های جدید‌‌‌‌‌تر، هزینه پشتیبانی نرم افزار را (احتمالا به صورت سالانه) به شرکت تولید کننده نرم افزار پرداخت می‌کنید.
یک باور اشتباه
” من با استفاده از نرم افزار‌های نصبی دیگر به پشتیبانی و حفظ رابطه با شرکت تولید کننده نرم افزار؛ نیازی ندارم. “
سازمان‌ها در حین پیشرفت خود با نیاز‌های جدید در زمینه نرم افزار‌های مورد استفاده خود از جمله CRM مواجه می‌شوند و همچنین تمامی شرکت‌های تولید کننده نرم افزار به صورت مداوم در حال توسعه و بهبود نرم افزار‌های خود هستند و تلاش می‌کنند به دایره وسیع‌تری از نیاز‌های مشتریانشان پاسخ دهند. علاوه بر این در تمامی سیستم‌های نرم افزاری خطا‌هایی ممکن است وجود داشته باشد که لازم است به مرور زمان رفع شده و نرم افزار به روز شود. بنابراین لازم است که همواره با تولید کننده نرم افزار‌های اداری خود در ارتباط باشید حتی اگر لایسنس نرم افزار را خریده و آن را بر روی سرور‌های شرکت‌های خود نصب کرده باشید.
اگر در شرکت شما از نرم افزاری استفاده می‌شود که طی سال گذشته نیاز جدیدی در آن احساس نشده است دو امکان وجود دارد: یا در مجموعه شما از این نرم افزار واقعا استفاده نمی‌شود و یا مجموعه شما هیچ گامی در جهت بهبود اوضاع خود بر نمی‌دارد.
تفاوت‌های نرم افزار CRM ابری و نرم افزار CRM نصبی
| نرم افزار CRM ابری | نرم افزار CRM نصبی | |
|---|---|---|
| محل نصب نرم افزار نرم افزار | بر روی سرور‌های ارائه دهنده خدمات نرم افزار | بر روی سروری در شبکه داخلی شرکت شما |
| نحوه دسترسی به نرم افزار | از طریق اینترنت از هر مکانی | از طریق شبکه داخلی شرکت شما |
| زمان مورد نیاز برای راه‌اندازی | در چند دقیقه با ثبت نام بر روی سایت ارائه دهنده خدمات | صرف زمان برای: خرید و راه اندازی تجهیزات سخت افزاری و شبکه داخلی + خرید و نصب نرم افزار بر روی سرور + تامین امینت و راه‌اندازی مکانیزم‌ها اتوماتیک تهیه نسخه پشتیبان |
| تامین امنیت اطلاعات و تهیه نسخه پشتیبان اطلاعات | توسط تیم متخصص ارائه دهنده خدمات | توسط تیم داخلی شرکت (در صورت توانایی) و یا پیمانکار متخصصی که در این زمینه به کار گرفته خواهد شد |
| دریافت به روزآوری‌ها | کاملا اتوماتیک توسط تیم ارائه دهنده خدمات | ارائه نسخه جدید توسط ارائه دهنده نرم افزار و به روز‌آوری نرم افزار با همکاری تامین کننده و تیم داخلی شرکت |
| هزینه‌ها | پرداخت بهای اشتراک (اجاره نرم افزار CRM) به صورت دوره‌ای براساس تعداد کاربران و امکانات مورد نیاز | هزینه خرید سخت افزار + هزینه خرید نرم افزار + هزینه پشتیبانی سالانه نرم افزار و سخت افزار + هزینه زمان تیم‌ها داخلی برای حل مشکلات احتمالی |
مزایای CRM ابری (آنلاین)
زمان
فاصله زمانی که از تصمیم شما برای شروع به استفاده از CRM تا زمان آغاز استفاده از نرم افزار طی می‌شود در روش‌های نصبی به مراتب بیشتر است زیرا شما باید ملزومات سخت‌افزاری و شبکه را تهیه نموده و در محل شرکت خود مستقر نمایید، نرم افزار را خریداری نموده و نصب نمایید و پس از آن تنظیمات و اختصاصی سازی‌های مد نظر خود در نرم افزار را آغاز نمایید. علاوه بر این در صورتی که امنیت اطلاعاتتان نیز برای شما اهمیت دارد باید مکانیزم‌های جلوگیری از دسترسی‌های غیر مجاز به سرور نرم افزارتان و پشتیبان‌گیری اتوماتیک از اطلاعات بر روی سیستم دیگری را نیز پیاده‌سازی نمایید. در حالی که در روش‌های آنلاین شما با صرف چند دقیقه وقت می‌توانید کار با نرم افزار برای انجام تنظیمات و اختصاصی سازی‌های مدنظر خود را آغاز نمایید.
صرفه جویی در هزینه ها
هزینه اولیه مورد نیاز برای شروع به استفاده از نرم افزار CRM در حالت CRM نصبی بالاتر است زیرا شما باید نرم افزار سی آر ام به علاوه سرور مورد نیاز آن (با توجه به نرم افزار و تعداد کاربران مجموعه شما نیازمندی‌های سرور متفاوت خواهد بود) را خریداری نمایید. ولی در استفاده از CRM مبتنی بر پردازش ابری شما با پرداخت حق اشتراک، استفاده از CRM را آغاز می‌نمایید.
همچنین هزینه‌های جاری نگهداری و محافظت از نرم افزار خریداری شده (پشتیبانی نرم افزار و نیروی انسانی مورد نیاز برای خدمات سخت افزاری و شبکه مرتبط) باعث می‌شود در طولانی مدت نیز استفاده از CRM های آنلاین صرفه اقتصادی بالاتری برای سازمان‌ها داشته باشد.
سهولت دسترسی
شما از هر کجای دنیا می‌توانید با نام کاربری و رمزعبور خود مطابق سطح دسترسی تعریف شده به نرم افزار CRM ابری مجموعه خود دسترسی داشته باشید بنابراین استفاده از ابزار و مشاهده گزارش‌ها تنها به محل کارتان محدود نخواهد شد.
امنیت اطلاعات (دسترسی غیر مجاز / نابودی اطلاعات)
برخلاف این که در نگاه اول به نظر می‌رسد امنیت اطلاعات در روش‌های نصبی بیشتر است، اینگونه نیست زیرا که تامین کننده خدمات سی آر ام ابری شما با استفاده از نیرو‌های متخصصی که وظیفه و تخصص آن‌ها تامین امنیت اطلاعات است، می‌تواند سطح امنیت بالاتری برای سرور‌های خدمت دهنده به شما به ارمغان بیاورد و جلوی دسترسی‌های غیر مجاز به اطلاعات شما را بگیرد. علاوه بر این شما می‌توانید با استفاده از بستر https اطلاعات خود را کدگذاری شده میان کامپیوتر خود و سرور نرم افزار رد و بدل نمایید. ذکر این نکته ضروری است که در شبکه‌های داخلی معمولا از اطلاعات نرم افزارها به درستی نسخه پشتیبان تهیه نمی شود و امنیت اطلاعات نیز مانیتور نمی‌گردد. ضمن اینکه خطر آلوده به ویروس شدن سرور نرم افزار در شبکه داخلی شرکت‌ها به دلیل وجود کامپیوتر‌های کارکنان در شبکه زیاد است و می‌تواند دردسر‌های بسیاری برای شرکت شما ایجاد نماید.
مجموعه مزایا فوق سبب می‌شود که شما بتوانید با هزینه‌ای کمتر، به ارزش‌های بیشتری در استفاده از نرم افزار CRM برسید و این دلیلی است که استفاده از نرم افزار CRM ابری روز به روز در حال گسترش است.