باربد

درباره شرکت حمل و نقل بین المللی اروپا آسیا باربد

شرکت باربد به عنوان نماینده انحصاری شرکت EURO ASIA در استانبول / ترکیه در سال 2012 تاسیس گردید. این شرکت حمل و نقل جاده‌ای را در سراسر کشورهای اروپایی آغاز کرد و با ایجاد یک شبکه حمل و نقل یکپارچه شهرهای مهم، بنادر و فرودگاه را به یک‌دیگر و مقصد اصلی ایران پیوند می‌دهد و به مشتریان خود طیف گسترده‌ای از انتخاب‌ها، امنیت، ظرفیت اضافی و گزینه حمل و نقل زمینی، دریایی و هوایی را برای هر نوع محموله مانند؛ مواد خام یا محصولات نهایی، ماشین آلات و یا قطعات یدکی و غیره را ارائه می‌دهد.

چالش ها

با گستردگی مجموعه، نگهداری اطلاعات در فایل‌های اکسل و برقراری یکپارچگی بین اطلاعات هر بخش شرکت سخت و زمان بر میشد. همچنین ورود اطلاعات به اکسل این مشکل را ایجاد می‌کرد که در ورود اطلاعات اشتباهی رخ دهد و یا سهوا بخشی اطلاعات پاک شود.

یکی از دغدغه‌های اصلی شرکت باربد هماهنگ بودن واحد‌های مختلف سازمان و کاهش بوروکراسی این واحدها در تعامل با یک‌دیگر بوده است. با توجه به افزایش حجم اطلاعات و بالا رفتن تعداد درخواست مشتریان و همچنین پیگیری وضعیت حمل و نقل بار و پرداخت آن‌ها، هر واحد برای پاسخگویی بهتر و دقیق‌تر به مشتریان نیاز به دسترسی به اطلاعات کامل آن‌ها از دیگر واحد‌های شرکت دارد که در طولانی مدت انجام این امور با مشکل مواجه می‌شد.

در گذشته؛ اخذ گزارش از اطلاعات در خصوص ایجاد هماهنگی بین واحدهای فروش، عملیات و مالی شرکت به زمان زیادی نیاز داشت که صرف جمع آوری اطلاعات و نحوه ی ارتباط آن‌ها با یک‌دیگر و در نهایت منجر به دریافت خروجی مورد نظر منجر شود. گاها برای آماده‌سازی یک گزارش در یک بازه‌ی زمانی، یک هفته زمان نیاز بود که یکی از دغدغه‌های شرکت کاهش این زمان و همزمان افزایش تنوع و دقت این گزارش‌ها بوده است.

پیاده سازی راهکار

در ابتدای پیاده سازی برای رفع دغدغه‌های اصلی شرکت در رابطه با بایگانی اطلاعات مشتریان و یکپارچگی فرآیند‌های واحد‌های فروش، عملیات و مالی؛ فضاهای فرصت و سفارش خرید در هر دو تیم فروش و عملیات پیاده سازی شد. ارتباط کارشناسان هر سه تیم با نرم افزار و تمایل برای تغییر در روند پیشبرد فرآیند‌ها در شروع پیاده سازی پیشرفت به کندی ولی کم کم با تلاش و جدیت تیم مدیریت در اجرای فرآیند‌ها و همکاری تیم سرونو در آموزش و همراهی آن‌ها با کاربران برای ورود اطلاعات و دریافت خروجی مورد نظر هر بخش مطابق با دغدغه‌های هر واحد، روند ورود اطلاعات کامل‌تر شده و بخش بیشتری از ارتباطات هر سه تیم از طریق نرم افزار با دریافت آلارم‌ها و محول کردن وظایف به یک‌دیگر صورت گرفت. پس از تکمیل بخش اصلی پیاده سازی و ورود اطلاعات به نرم افزار، گزارش‌های اصلی شرکت مطابق با نیازمندی‌های هر تیم و درخواست مدیریت ساخته و مورد استفاده همه تیم‌ها قرار گرفت. خروجی این گزارش‌ها در تسریع عملکرد کاربران و ارتباط نزدیک تر آن‌ها با نرم افزار و تلاش برای ورود اطلاعات به صورت دقیق‌تر و کامل‌تر کمک شایانی کرد.

نتایج پیاده سازی

پیاده سازی نرم افزار سی آر ام کمک کرده است که نتایج زیر در مجموعه باربد حاصل شود:

• یکپارچگی و نظم دهی اطلاعات: بورود اطلاعات هر مشتری و همچنین جزئیات فروش و باربری هر کدام موجب ایجاد یک منبع کامل و منظم از اطلاعات مشتریان شده که کلیه واحد‌ها به راحتی با جستجوی نام مشتری و جزئیات دیگر می‌توانند به راحتی به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند. با ورود به فرم هر مشتری می‌توان از اطلاعات تماس و افراد زیر محموعه‌ی آن‌ها تا آخرین سفارشات و وضعیت هر کدام تنها در یک فرم را مشاهده نمود.
• ارتباط راحت‌تر بین واحد‌ها: ارتباط بین تیم‌ها با امکان محول کردن وظایف به یک‌دیگر و کامنت گذاری سریع‌تر و به این وسیله پیگیری امور محوله برای هر کارشناس با توجه به امکان دریافت لیست وظایف محوله به خود در لحظه به صورت آنلاین ساده‌تر شده است.
• مدیریت بهتر و دقیق تر واحد‌ها: نرم افزار CRM برای مدیریت شاخص خوبی در خصوص بررسی نحوه‌ی عملکرد کارشناس‌ها در شرکت و پیشبرد فرآیند‌های فروش و عملیاتی آن‌ها را به صورت دقیق‌تر؛ می‌باشد.
• افزایش سرعت و تنوع گزارش گیری: گزارش‌های اختصاصی طراحی شده در نرم افزار SarvCRM به تسریع گزارش گیری در شرکت باربد بسیار کمک کرده است. با توجه به فیلتر‌های مختلف زمانی و فیلد‌های اطلاعاتی دیگر مانند شماره بارنامه و یا غیره ، بدون نیاز به بررسی تمام فایل‌های اکسل و صرف زمان زیاد برای آماده سازی، در کمتر از چند دقیقه به خروجی‌های مورد نظر می‌توان دست یافت.همچنین در بخش مالی نیز بررسی فاکتور‌های ارسال شده به مشتری و همچنین وضعیت تسویه هر کدام به طور کامل قابل دسترس می‌باشد و تیم مالی برای دریافت جزئیات بار حمل شده نیاز به انتظار برای دریافت اطلاعات از تیم‌های دیگر نبوده و به طور مستقیم با جستجوی اطلاعات مشتری به اطلاعات مورد نیاز خود می‌تواند دست یابد.
• مدیریت فرایند های فروش و پیگیری: با استفاده از ثبت اطلاعات فروش مشتریان در نرم افزار می‌توان از آخرین سفارشات هر مشتری مطلع شده و همچنین با مشاهده‌ی نوسان درخواست‌های مشتریان در بازه‌های زمانی متفاوت، در صورت کاهش حجم درخواست‌ها در جهت پیگیری بیشتر با آن مشتری اقدام نمود.

آقای فرشاد نورفردی مدیر عامل مجموعه حمل و نقل بین المللی اروپا آسیا باربد:

به صورت کلی اقدام شرکت باربد در استفاده از SarvCRM در راستای مکانیزه شدن و سرعت گرفتن کارها و کم شدن بوروکراسی حرکت نوینی بود. تیم سرونو و کارشناس‌های ما حدودا شش ماه در راستای پیاده سازی درست و کارآمد این نرم افزار در کنار هم همکاری نزدیکی داشتند تا در نهایت موفق به پیاده سازی درست آن شدند. در حال حاضر استفاده از این ابزار به صورت برنامه روزانه و جدا نشدنی هر تیم در فرآیندهای داخلی شرکت تبدیل شده است.
SarvCRM توانسته گپ بین مدیران و کارشناسان را پر کرده و موجب شود تا مدیریت ارشد مجموعه بتواند در جریان کلیه امور قرار گیرد.